התחברת בהצלחה!
אתם כאלה מוכשרים - אבל אפשר לבחור רק שלוש יכולות

כל מה שצריך לדעת על מיקור חוץ וניהול צוות מרחוק

תופעת ה-Remote Work הולכת ותופסת תאוצה יותר ויותר ואיתו גם האתגרים לניהול צוותים מרוחקים. בפוסט זה נדבר על היתרונות והקשיים העומדים בפנינו בעת ניהול חברה בשלט רחוק.

גיא זינגר | עודכן בתאריך
14/8/2020

מאז ומעולם התפתחויות טכנולוגיות חוללו שינויים בתרבות האנושית ובמבנה שוק העבודה. בסוף המאה ה-18 היתה זו המהפכה התעשייתית שהולידה את תחילת העידן המתועש וחוללה את תהליך העיור העצום במערב אירופה וצפון אמריקה. במובנים מסוימים העולם נמצא היום בעיצומה של מהפכה דומה. עידן המידע, ובעיקר 'טכנולוגיית הפס הרחב' ופיתוח הפלטפורמות, הפכו את העולם ליחידה גלובאלית אחת בה, לכאורה, מרחקים גיאוגרפיים מאבדים ממשמעותם. בעשור האחרון אנחנו רואים שהמהפכה הזו הגיעה למקום העבודה עצמו ושיותר ויותר מעסיקים מוצאים את עצמם מנהלים עובדים וצוותים, שאינם פועלים מהמשרד המקומי או מטה החברה, בשלט רחוק. 

למה כל כך הרבה עובדים מנוהלים בשלט רחוק?

כאמור, הטכנולוגיה היא זו שיצרה אפשרות לעבודה בשלט רחוק, אבל היא לא מסבירה את שכיחות התופעה. יש כמה גורמים שפועלים בשדה הזה ולכן בשלב הראשון נמפה את המרכזיים שבהם. 

כשמסתכלים ממבט הציפור על שוק העבודה בשנים האחרונות מגלים שהוא מתבטא בהרבה מאוד מוביליות ומעברים. בניגוד לעבר אין כמעט עובדים שעושים קריירה שלמה של 30 או 40 שנים במקום עבודה, וחלק ניכר מהתפקידים המקצועיים בהרבה חברות וארגונים מתבצעים על ידי פרילנסרים, שבהגדרה אמורים לבצע את המשימה מחוץ למשרד ומגיעים אליו רק לעיתים נדירות. בנוסף, פועלים בעולם הרבה מאוד תאגידי ענק בינלאומיים בהם מחלקות וצוותים שונים ממוקמים במרכזי ייצור ופיתוח שונים, ומצב זה כופה סיטואציות של ניהול בשלט רחוק. בשוליים יש גם חברות וארגונים שמעודדים עבודה מהבית מסיבות אידיאולוגיות של רווחת העובד ורצון לסייע לאימהות בעלות קריירה. 

אחרי שזה נאמר, כל הגורמים האלה נובעים מאילוצים ורוח התקופה, מעל כולם מרחפת סיבה מרכזית אחת: חברות מאמצות מודל של ניהול בשלט רחוק משום שהמודל הזה מאוד משתלם להן בכמה אספקטים. 


יתרונות של עבודה מרחוק עבור המעסיק

עובד שלא נמצא במשרד ועובד מהבית או ממרכז תעסוקה רחוק חוסך למעסיק נדל"ן. זה אולי נשמע טריוויאלי, אך כשלוקחים בחשבון את מחירי השכירות פר מטר רבוע באזורי הביקוש מגלים שחברות בינוניות וגדולות רבות עשויות לחסוך הרבה מאוד כסף בגזרה הזו אם חלק משמעותי מהעובדים עובד מחוץ למטה החברה. כשמחברים לזה את העובדה שהרבה מהמועסקים בפועל הם פרילנסרים שלא נהנים מההגנות וההטבות הסוציאליות מהם נהנים עובדים שכירים, החיסכון הכלכלי הזה רק מקבל משנה תוקף. אבל מה שבאמת הופך את העבודה בשלט רחוק לבוננזה אמיתית זו תופעת מיקור החוץ. 

הסתמכות על מיקור חוץ (Outsourcing), בעיקר בענפי ההייטק והטכנולוגיה, מאפשרת לחברות להרחיב את המאגר הזמין של כוח עבודה איכותי, שבעבר היה מוגבל בקרבה פיזית ל'משרד', לכל רחבי הגלובוס. לא זו בלבד שאווטסורסינג בהייטק מאפשר לאייש בקלות תפקידים שבעבר היה קשה מאוד לאייש באיש מקצוע מתאים, הוא מאפשר לחברות לחסוך הרבה מאוד כסף. במדינות מתפתחות כמו הודו או אוקראינה יש מאות אלפי מתכנתים ואנשי מקצוע אחרים שלא נופלים באיכותם ממקביליהם המקומיים, אך עלות שכרם יכולה להגיע לרבע המחיר. על רקע זה אין פלא שכל כך הרבה חברות מאמצות את המודל הזה. אלא שלא הכול ורוד, ניהול בשלט רחוק אמנם טומן בחובו הבטחות גדולות, אך בדרך יש מהמורות ואתגרים שחשוב להיערך להם.  

מחפשים את הכלים הטובים ביותר לניהול צוות מרחוק? 🛠
אספנו את הכלים שאנחנו חושבים שהם הטובים ביותר לניהול צוות מרחוק
🔗 לצפייה ברשימת הכלים


אתגר התקשורת בניהול צוותים מרחוק

סיטואציה של ניהול צוות בשלט רחוק אינה אתגר טריוויאלי עבור המנהל. חלק ניכר מעקרונות הניהול שפותחו לאורך עשורים ושלאורם התחנכו דורות של מנהלים, התבססו על הנוכחות והזמינות של המנהל בשטח. הרבה מאוד היה קשור לכריזמה ותקשורת בין אישית. התכונות האלה עדיין חשובות מאוד למנהל, אך הדרך לתרגם זאת לעולם שמתנהל בתקשורת דיגיטלית דורשת היערכות וחיווט מחדש.

 אחת ההשפעות המרכזיות של עידן האינטרנט על כולנו היא שהפסיכולוגיה של השיח השתנתה. היעדר קשר בינאישי חושי מונע מאתנו לחוש בנויאנסים שהיינו מבחינים בהם בשיחה פנים אל פנים ואפילו בשיחת טלפון. ברירת המחדל של היום, הגורסת שיותר נורמטיבי לתקשר באמצעות טקסט (ווטסאפ או מייל) ולא בשיחה, מהווה פתח לאי-הבנות ואפילו התנהלות אגרסיבית – למרות שאיש לא כיוון לכך. כמעט לכל אחד יצא להשתתף בדיון לוהט עם מכר בחיים האמיתיים שנראה שגלש לפסים אישיים, מצב שכנראה לא היה מתרחש במפגש פנים אל פנים. זה קורה כי המעבר למסכים נוטל מאתנו סט שלם של כלים שהחושים מספקים לנו באינטראקציה הבינאישית. לכן, התגברות על העדרו של סט הכלים החושיים האלה,  היא אחד האתגרים המרכזיים שכרוכים בניהול צוות בשלט רחוק. הקושי המובנה הזה בתקשורת פעמים רבות מועצם בשל גורמים כמו פערי שעות (עבודה בישראל בניהול צוות שנמצא בצפון אמריקה או במרכז הודו דורשת סנכרון טוב של כל הנוגעים בדבר) וכמובן פערים תרבותיים שלא נמחקים גם כאשר גורם המרחק הגיאוגרפי מסולק מהמשוואה. נקודות אחרונות אלו, דורשים מהמנהל היערכות מיוחדת ונחזור לגעת בהן בהמשך הסקירה כאשר נגיע לשלב ה'פתרונות'.

   

אתגרי האמון והתפוקה בניהול צוות מרחוק

ניתן לטעון כי כמעט כל האתגרים בניהול צוות בשלט רחוק נגזרים מסוגיית 'התקשורת', זה נכון ולמרות זאת שווה להקדיש לבעיית ה'אמון' מקום נפרד. אמון בין עובד למעביד הוא נושא חשוב בכל מקום עבודה, אך כאשר הניהול מתבצע בשלט רחוק הסוגיה הופכת קריטית. העובדה שהצוות או חלקו עובד במנותק מהמנהל, לפעמים באזור נפרד עם מעט מאוד חפיפה, מקשה על המנהל לפקח על עבודת הצוות. סיטואציה כזו דורשת, מראש, מידה גדולה של אמון בין המנהל לאנשי הצוות. באופן פרדוקסלי בגלל היעדר תקשורת פיזית בינאישית קשה מאוד לבנות אמון. עניין נוסף שמקשה על בניית האמון זו העובדה שהרבה פעמים הצוותים בשלט רחוק הם עובדים במיקור חוץ שאינם עובדי החברה. הם לא מכירים את התרבות הארגונית שלה, לא שותפים לאתוס שלה ובאופן טבעי הם יהיו פחות מחויבים אליה. זה משליך גם על סוגיית האמון כמו על האתגר היסודי השלישי שיש בניהול צוות בשלט רחוק – התפוקה. עבודה מחוץ למשרד מזמנת קושי בפיקוח על תפוקת העובדים והיכולת לשפוט באיזו מידה הם מנצלים את שעות העבודה לטובת המשימה שעומדת על הפרק. 


עקרונות וטיפים לניהול נכון של צוות מרחוק

אחרי שמיפינו את האתגרים אפשר לעבור לשלב הפתרונות, בסופו של יום לרוב האתגרים שהזכרנו ניתן להתכונן מבעוד מועד ולספק להם פתרונות טובים. כמו שציינו אתגר-העל מתמצה במונח 'תקשורת' וזה גם המפתח להתמודד עם רוב הקשיים, הן בפן הטכנולוגי והלוגיסטי והן בפן הפסיכולוגי והחברתי. הנה כמה טיפים שעשויים לשפר את ההתנהלות שלכם עם צוות או עובד שהעבודה מולם מתבצעת בשלט רחוק.


  • תשתית טכנולוגית מתאימה

זה אולי נשמע מובן מאליו אבל הניסיון שלנו בשטח מגלה שתשתית תקשורת לקויה עלולה לפגוע קשה בתפקוד של צוות שמנוהל בשלט רחוק. אם כל שיחת וידיאו או הורדת קובץ מידע משותף מתגלה כמשימה לוגיסטית מפרכת שגוזלת זמן יקר, מוציאה מפוקוס ונתפסת אצל חלק מהנוגעים בדבר כמטלה מאוסה שמכלה המון אנרגיה, סימן שמשהו בסיסי לא עובד. בעידן הנוכחי אין סיבה למהמורות מהסוג הזה. לכן ממש לא מומלץ לחסוך כשזה מגיע לשדרוג התשתית ואימוץ טכנולוגיה שמשפרת את רמת התקשורת הפנימית ואיכותה בארגון.  

 

  • קליטה קלה בארגון

כל מנהל יודע שכאשר עובד מגיע ליומו הראשון בחברה חשוב להעניק לו תשומת לב, לוודא שהוא נקלט כמו שצריך ושיש לו פינת עבודה מאורגנת, לרוב גם יערכו לו היכרות מסודרת עם שאר העובדים בארגון. העיקרון הזה תקף גם כאשר מדובר בעובדים בשלט רחוק. עשו עמם שיחת וידיאו והכניסו אותם לעניינים. בהמשך עשו עמם שיחה נוספת של תיאום ציפיות וערכו 'הכרה' בינם לחברי הצוות האחרים עמם הם צפויים לבוא בקשרים מקצועיים במהלך העבודה השוטפת.

 

  • חשוב להגדיר נהלים ויעדים

נהלי דיווח מסודרים, הכוללים תיאום ציפיות הדדי עשויים למנוע אי-הבנות וקצרים בתקשורת. הגדרה של סדר יום, הכולל שיחת וידיאו עם הצוות תוך שימוש בשפה ברורה היא מפתח מרכזי בעבודה חלקה והרמונית. בנוסף, מעבר להערכת עובדים באמצעות יעדים יכול לשחרר את המנהל מהצורך להיות בייביסיטר של העובד, עניין שממילא אינו יעיל בעבודה בשלט רחוק. היעדים צריכים להיקבע תוך דיאלוג בין המנהל לעובד וחשוב שלוחות הזמנים וצורת העדכון יוגדרו באופן ברור.


  • התייחסו אליהם כאל עובדי החברה 

הרבה פעמים עובדים בשלט רחוק הם עובדים במיקור חוץ שאינם חלק מהצוות האורגני בחברה. המלצה שלנו, תנו להם הרגשה שהם כמו כל עובד אחר מהמניין. כשאתם פועלים מולם הקפידו לדבר במושגים של 'אנחנו'. תנו להם להבין את התמונה הגדולה, העניקו להם שי לחג. אם הם ירגישו שייכים, הם יתאמצו יותר עבורכם. הדגישו את האינטרס המשותף ונסו לשרטט להם יעדים משותפים ולהציע להם אופק בחברה. הקשר בין ביצועים למוטיבציה הוא קשר מוכח וידוע, מצאו דרכים חיוביות להגביר אצלם את המוטיבציה.


  • תתעניינו בהם וברווחתם האישית

כאשר האינטראקציה העיקרית שלכם מול העובד נעשית דרך המייל מאחורי חומת האש של המחשב, קל לשכוח שבצד השני יושב בן אדם שכמו כולנו הוא בעל מאוויים וסובל לעיתים מקשיים. דרשו בשלומם, נסו להכיר אותם ונסו תמיד להיות עם יד על הדופק, אפילו שמפרידים ביניכם אלפי קילומטרים. אחת הבעיות שמאפיינות עובדים בשלט רחוק המנותקים מהמשרד זו דווקא 'עבודת יתר', מנהל טוב צריך לדעת לשים לעובד גבולות ולעצור אותו מלשחוק את עצמו. יותר קשה לעקוב אחרי זה ולזהות זאת כאשר מדובר בעובד בשלט רחוק. קשר ויחס אישי יסייעו לסנסורים של המנהל גם בהקשר הזה.


  • תפגינו נוכחות

חשוב שהצוות בשלט רחוק ירגיש נוכחות קבועה שלכם, ולא תמיד פשוט לעשות את זה בשלט רחוק. חלק מהאמצעים שהזכרנו, כמו שימוש תדיר בווידיאו קונפרנס והגדרת נהלי דיווח, צריכים להיות חלק מהתפריט. מנגד לא כדאי שהעובדים ירגישו שהם מתמודדים ב'אח הגדול'. חשוב לבחור בקפידה את המינון והאמצעים ובאינטראקציות עצמן להימנע מתפקיד 'הפקח' או 'השוטר'. חלק מהפגנת הנוכחות שלכם אמור להבהיר שצד מרכזי בתפקיד שלכם הוא לעזור להם, הן בפן המקצועי והן בפן הרגשי-אישי כמו שמצופה מכל מנהל לעשות.


יש לך משהו לומר? 📣

תרגישו חופשי לשתף במה שעובר לכם בראש.