עם 15 שנה של ניסיון בפלטפורמה שמבוססת בעיקר על מיילים, החלטתי לרכז במאמר אחד שיוכל אולי לעזור ליזמים אחרים לנהל את ענייני המיילים שלהם בצורה מיטבית, עם כמה כלים ומקורות שיסייעו לכם. כמעט כל מערכת טכנולוגית או SaaS משתמשת במיילים שיוצאים ללקוחותיה- הרשמה, אימות, שיווק, נוטיפיקציות רלוונטיות ועוד.

כמו בצבא, נחלק את השימוש שלנו במייל, בגדול, לשלושה חלקים:

• ההתכתבויות האישיות שלנו עם לקוחות
• ניוזלטרים ומיילים שיווקיים דרך דריפ קמפיינים
• מיילים transactional
  

שירותי המיילים של היום ובראשם ג'ימייל יודעים להפנות את המיילים שמגיעים מכם ללשוניות שכוחות אל ויש שירותי מייל תאגידיים שמגדילים לעשות ואף חוסמים מיילים שמכילים מרכיבים מסויימים (כמו פיקסלים שמודדים פתיחה).

בלי שהיות, הבה נתחיל.

המיילים האישיים שאנחנו מוציאים

אני באופן אישי אוהבת לדעת אם קראו את המייל ממני, כמה פעמים קראו אותו, על מה הקליקו ומתי. לכן אני משתמשת לצורך העניין בשירות שנקרא Mailtrack, בגרסת הפרימיום (כלומר לא הגרסה שבה מופיע בענק המיתוג שלהם). שווה לחכות לנובמבר ולרכוש חבילה שנתית מוזלת במסגרת בלאק פריידיי, אבל גם במחיר המלא שלהם הם די זולים.  שימו לב שאם אתם משתמשים בכתובת שאינה ג'ימייל פרטי (כלומר מייל עם דומיין החברה שלכם) יש סיכוי שתיכנסו גם ככה לפרומושן, ולכן חשוב לראות שמי שכתבתם לו פתח את המייל.
‍

אני משתמשת בשירות פרימיום נוסף בשם WizeStamp  שמייצר חתימה מקצועית שאפשר לצרף אליה לינקים, סרטונים, מידע אישי ותמונה. ניתן ליצור חתימות שונות לתיבות מיילים שונות- על אותו תוסף פרימיום אם אתם בחשבון כרום שלכם (אם נגיד אתם בבוטסטראפ ויש לכם עובדים דימיוניים שלכל אחד מהם צריך ליצור חתימה אחרת)

מיילים שיווקיים

כמעט כל מערכת CRM ומערכת דיוור שיווקי (ממייל צ'ימפ ועד שלח מסר וכל מי שבדרך) מאפשרת לעשות דריפ קמפיין שמבוסס על פעולות שנעשו בתוך המייל שנשלח ו/או זמני ביניים לסדרות של מיילים – כלומר "כיף שהשארת פרטים בדף הנחיתה שלנו" >> "חמישה טיפים להכנת קוקטייל שווה" >> "יום אחרון למחיר מיוחד לסדנת קוקטיילים" >>  "מחר המחיר עולה" >> "קנו את ספר הקוקטיילים"... הבנתם את העניין. כלומר ליצור קשר מתמשך עם הלקוח.

האורים והתומים שלי לעניין הדריפ קמפיין (ולהרבה דברים אחרים) הוא טומי גריפית מחברת Clickminded  שכאשר נרשמים אליו לאתר מבינים את עניין הדריפ קמפיין בצורה הטובה ביותר- יש לו מיילים קורעים ומלאי ערך שבסופו של דבר מובילים אותך להיות לקוח, אבל מה זה בטוב....
יש לו המון וובינרים חינמיים ומעניין לשמוע אותו. בעיני שווה להירשם לערוץ ולרשימת הדיוור שלו כדי להבין איך בונים אפסייל ומכירה.
‍

כשאתם שולחים המון מיילים

לגבי מיילים שיוצאים במאסות דרך מערכת הדיוור יש כמה פרמטרים שכדאי לשים לב אליהם תמיד:

1. אימות זהותכם – יש שלושה פרמטרים שמאפשרים למערכות הדיוור לזהות שאתם לא ספאם. DKIM, SPF, DMARC. שלושתם צריכים להיות מאומתים בצורה אופטימלית.‍

2. ניקיון IP – אתם רוצים מערכת שבה אפשר לשלם על IP משלכם כי אתם לא רוצים להגיע למצב שיש עבירות לא טובה בגלל שאתם חולקים IP עם ספאמרים.

3. מוניטין הדומיין שלכם את כל הפרמטרים האלה ניתן לבדוק בקלות אחרי אימות זהותכם בגוגל על ידי המערכת של גוגל שנקראת PostMaster.
‍

כמו כן שווה להשתמש במערכת הזו של MxToolbox לבדוק אם הדומיין או ה IP שלכם נמצא בתוך בלאקליסטים מסויימים מה שיכול לפגוע משמעותית בעבירות שלכם. 
‍

4. עבירות- Deliverability – אני הגדרתי בתוך המערכת שלנו שכל פעם שיש מייל מסוג מסויים שעושה רג'קט או באונס, אני מקבלת על זה התראה למייל שלי. יש מיילים שהעבירות שלהם חשובה מאד (לדוגמה – מועמד ששולח קורות חיים ויש בעיה במייל של המגייס) ולכן חשוב לי לדעת שהכל עובד ועובר כמו שצריך. 

ניוזלטרים (Newsletters)

אנחנו כותבים ניוזלטר ורוצים שכמה שיותר אנשים יפתחו אותו ויקראו אותו. כדי לקבל השראה אפשר לצפות באחד מ 9000 הניוזלטרים שנאצרו באתר של ReallyGoodEmails - כולל כותרת ותוכן, מפולחים לפי נושאים. אם אנחנו מתלבטים לגבי הקופי, יש המון מידע מעניין גם ב CopyHackers - לא חייבים לקחת את הקורס, יש המון מידע חינמי אצלם בבלוג ובסרטונים.  רוב המערכות מאפשרות לשלוח את הניוזלטר שוב אחרי מספר מסויים של ימים באופן אוטומטי למי שלא פתח את הניוזלטר, עם כותרת שונה.

שווה לראות כמה אנשים פתחו, כמה הקליקו, כמה ביקשו להתנתק מקבלת מיילים, ולראות איזה מבין הדיוורים ששלחתם היה האפקטיבי ביותר.  אני פריקית של ניוזלטרים ולדעתי אני רשומה למאות, מתוכם אני קוראת באופן מלא בודדים. 

מיילים מערכת - Transactional

אלה מיילים שהמערכת שבניתם מוציאה למשתמשים בעקבות EVENTS מסויימים שהגדרתם, ונשלחת כפקודת API למערכת דיוור חיצונית – "ברוכים הבאים", "מישהו צפה בפרופיל שלך", "מודעת דרושים חדשה" ועוד.
‍

אחת המערכות האלה היא ONGAGE (הם אגב נותנים עוד המון שירותים מתקדמים בתחום הדיוור) והם יצרו מדריך מקיף ביותר על עבירות (Deliverability) של מיילים שניתן לקרוא אותו פה.

המערכת הזולה ביותר באופן משמעותי (כלומר, זולה ב 80% משאר המערכות) למיילים Transactional היא המערכת של אמזון הנקראת Amazon SES – אמזון "סימפל אימייל סרביס" שהיא כל דבר מלבד סימפל כמובן.  לצערי אני לא התנסיתי בה אישית אבל מתכננת לנייד לשם בהמשך. 

אנחנו ב COMONETIZE משתמשים ב SendGrid שהם יקרים ובעבירות טובה מאד ובאתר תעשיה אנחנו משתמשים בשילוב של שלח מסר עבור המאסה של התראות על משרות חדשות ובמנדריל- שהיא מערכת הטרנזקשיונל של מיילצ'ימפ- למשרות הדרושים החדשות.  לכל המערכות האלה יש דשבורד מפורט שבו תוכלו לראות הרבה פרמטרים של מוניטין, עבירות, כמות שליחות פתיחות וכולי.

‍